Una demostración es útil cuando permite valorar si una herramienta encaja con tu despacho. Para conseguirlo, prepara un recorrido de trabajo y unas preguntas que puedas repetir si comparas varios proveedores.
El objetivo es terminar la sesión con respuestas concretas: qué podrás hacer, qué tendrás que cambiar, qué ayuda recibirás y cuánto supone utilizar la solución en las condiciones que necesitas.
Define el problema que quieres resolver primero
Antes de reservar una sesión, elige una dificultad cotidiana. Puede ser encontrar documentos, recuperar el estado de un asunto o consultar los próximos vencimientos. «Quiero mejorar toda la gestión» es un punto de partida demasiado amplio para una primera demo.
Explica al proveedor cómo trabajas ahora, cuántas personas utilizarían el programa y qué información cuesta mantener ordenada. No hace falta compartir expedientes de clientes: un caso ficticio permite describir la necesidad sin exponer información confidencial.
Prepara un caso que puedas seguir de principio a fin
Imagina un asunto con un cliente, tres documentos, una tarea pendiente y una fecha de revisión. Pide crear el expediente, incorporar la documentación y dejar registrada la siguiente actuación. Después intenta localizarlo y actualizarlo tú.
| Prueba | Pregunta que debe responder |
|---|---|
| Crear el asunto | ¿Qué información necesito introducir para empezar? |
| Añadir documentos | ¿Cómo quedan relacionados con el cliente y el expediente? |
| Registrar una tarea | ¿Dónde se ve quién debe hacerla y cuándo? |
| Retomar el caso | ¿Puedo entender su estado sin revisar correos o notas? |
| Corregir una actualización | ¿Qué ocurre si cambia una fecha o llega un documento nuevo? |
Comprueba tareas y avisos con precisión
Si los plazos son una prioridad, pide una prueba detallada. Averigua cómo se introduce una fecha, dónde aparece y qué aviso está disponible. El profesional sigue siendo responsable de revisar los plazos y el contexto de cada asunto; la herramienta ayuda a organizar su seguimiento.
Evalúa la implantación además de la pantalla
Pregunta qué puede incorporarse desde papel, Excel u otro programa, en qué formato y con qué revisión posterior. Una propuesta de implantación debe aclarar qué prepara el despacho, qué hace el proveedor, qué formación se incluye y cómo se resuelven dudas.
Pide el coste total de tu caso de uso
| Concepto | Qué conviene aclarar |
|---|---|
| Suscripción | Periodicidad de pago y funcionalidades incluidas |
| Usuarios | Condiciones para incorporar personas o colaboradores |
| Implantación | Configuración, formación e importación |
| Almacenamiento | Capacidad incluida y condiciones de crecimiento |
| Finalización | Baja y recuperación de la información |
Termina la sesión anotando qué has probado, qué requiere aclaración y qué no cubre tu necesidad. Una condición mencionada pero no confirmada debe seguir abierta hasta que quede por escrito.
Solicita una demo de AccioGest y utiliza un caso ficticio para evaluar el recorrido de tu despacho.
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